Download Buku Pedoaman Aturan Penulisan Nomor Indeks Surat Dinas
Rabu, 10 Oktober 2018
Edit
Sampai saat ini masih banyak penulisan nomor surat dinas di lingkungan dinas pendidikan yang masih belum sesuai dengan peraturan terbaru tentang penulisan nomor surat dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melaui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
Pedoman Tata Naskah Dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 merupakan acuan umum bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan tata naskah dinas (lihat pasal 2).
Contoh umum yang masih salah adalah ketidaktahuan kode klasifikasi surat dan cara penulisannya. Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita temukakan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah.
Berikut ini aturan terbaru penulisan nomor surat. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas penulisan nomor surat terbagi dalam 3 katagori, yakni:
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan Surat Edaran Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
Contoh
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis Pedoman dan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis merupakan peraturan, yang penomorannya sama dengan nomor peraturan. Susunan penomoran pedoman dan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah sebagai berikut :
a) Nomor urut pedoman dan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis; dan
b) Tahun terbit.
Contoh
Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis:
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS ..................................
2. Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas meliputi: a) kategori klasifikasi keamanan surat dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c) kode klasifikasi arsip; d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh
Contoh yang masih salah:
Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014
Artinya :
122 merupakan nomor urut surat
800-smp.1 merupakan kode klasifikasi masalah Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan pada kop surat
VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2014 menunjukkan tahun atau tahun 2014
3. Nomor Nota Dinas
Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut: a) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b) kode klasifikasi; c) bulan (ditulis dalam dua digit); dan d) tahun terbit.
Contoh :
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Konservasi Arsip
Nomor 190/ KN.01/XI/2013
190 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwim/kalender
KN.01 : Kode Klasifikasi
XI : Bulan Ke-11 (November)
2013 : Tahun 2013
Adapun kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:
000 | umum |
100 | pemerintahan |
200 | politik |
300 | keamanan dan ketertiban |
400 | kesejahteraan |
500 | perekonomian |
600 | pekerjaan umum dan ketenagakerjaan |
700 | pengawasan |
800 | kepegawaian |
900 | keuangan |
Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012.
Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800 | kepegawaian |
900 | keuangan |
420 | PENDIDIKAN |
421 | Sekolah |
421.1 | Pra Sekolah |
421.2 | Sekolah Dasar |
421.3 | Sekolah Menengah |
421.4 | Sekolah Tinggi |
421.5 | Sekolah Kejuruan |
421.6 | Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum |
421.7 | Kegiatan Pelajar |
421.71 | Reuni Darmawisata |
421.72 | Pelajar Teladan |
421.73 | Resimen Mahasiswa |
421.8 | Sekolah Pendidikan Luar Biasa |
421.9 | Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf |
422 | Administrasi Sekolah |
422.1 | Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan |
422.2 | Tahun Pelajaran |
422.3 | Hari Libur |
422.4 | Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP |
422.5 | Beasiswa |
423 | Metode Belajar |
423.1 | Kuliah |
423.2 | Ceramah, Simposium |
423.3 | Diskusi |
423.4 | Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur |
423.5 | Kurikulum |
423.6 | Karya Tulis |
423.7 | Ujian |
424 | |
425 | Sarana Pendidikan |
425.1 | Gedung |
425.11 | Gedung Sekolah |
425.12 | Kampus |
425.13 | Pusat Kegiatan Mahasiswa |
425.2 | Buku |
425.3 | Perlengkapan Sekolah Perka ANRI No. 2 Tahun 2014 download di sini. Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 download di sini. |